Redução de Custos em Telecomunicações

A economia mundial vem impulsionando as empresas a realizarem projetos focados em eficiência operacional e redução de custos, que em grande parte são impulsionados ou dependem de projetos de tecnologia e Telecomunicações.

Seguindo essas tendências, empresas de diferentes portes e segmentos enxergam grandes oportunidades para redução de custos nas áreas de Tecnologia e Telecomunicações.

Principais Problemas

Contratos desatualizados que não refletem a realidade de preços do mercado.
Perfil de consumo inadequado em relação a realidade da companhia.
Aquisição de equipamentos com capacidade acima da necessária.
Utilização de tecnologias obsoletas, que não integra aos principais padrões de mercado e sistemas legados.
Alto custo de aquisição e manutenção dos ativos de Telecom.
Falta de controle dos serviços contratados, impossibilitando a detecção de Inconsistências nas contas das operadoras.
Falta de cancelamento dos serviços que não utilizados / inativos.

Acordo de nível de serviço (SLA) e links redundantes desnecessários.
Inexistência de inventário dos ativos de Telecom, dificultando a visão geral dos recursos disponíveis.
Falta de políticas e conscientização sobre a utilização dos serviços.
Os gastos em Telecom (telefonia fixa, móvel e dados) representam uma fatia expressiva nas despesas corporativa, esses custos possuem uma forte tendência de aumento para poder suportar uma estrutura de comunicação corporativa multicanal (Telefone, E-mail, Chat, SMS, Video conferência, Instant Messengers, Fax entre outros…).
Diante desse crescente cenário, fica evidente que os investimentos na área de Telecom não irão recuar, ressaltando a importância da gestão de Telecomunicações.

Gestão de Telecomunicações

Abaixo alguns pontos a serem considerados:

Gestão de contratos – Contratos desatualizados que não refletem a realidade de preços do mercado.
Possibilidade de redução de custos em curto prazo com operadoras de Telecom e prestadores de serviço.
Maior visibilidade dos gastos por colaborador e centro de custo. (Relatórios de consumo / tarifação).
Possuir indicadores para renegociação de tarifas e contratos (Relatórios de consumo / tarifação).
Investimento em equipamentos e tecnologias que podem gerar rápido retorno sobre investimento (Economia em recursos ou melhoria da eficiência operacional).

Planejamento do ciclo de vida dos ativos de Telecom.
Integração dos sistemas legados com novas tecnologias (reaproveitando de investimentos existentes)
Política de controle de pagamento de faturas utilizando ferramental para gerar relatórios, indicadores e checagem de contas.
Monitoramento constante de utilização dos recursos de Telecom.
Integração telefônica de baixo custo entre as múltiplas localidades, utilizando VoIP e a internet como facilitadores.
Transparência e eficiência na comunicação entre clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros.

Diversas empresas

investem em soluções de redução de custos em Telecom para auditar contas e controlar ativos, gerando os indicadores necessários para uma efetiva renegociação de contratos com as operadoras de Telecom e prestadoras de serviços. Grande parte das organizações esquecem de rever seus processos internos, que podem ser uma potencial fonte para redução de custos, como: Automação de atendimento telefônico utilizando URA (Unidade de Resposta Audível), criação de filas de atendimento para cada área da instituição, comunicação entre as múltiplas localidades entre outros…

Vale ressaltar

que a auditoria das faturas é apenas um pequeno passo rumo à gestão em Telecomunicações. Serão vencedoras as companhias que buscam um controle eficaz sobre os recursos contratados, as razões de sua utilização, uso de maneira racional, custo total de manutenção/operação baixo, melhoria nos processos internos e externos de comunicação, investimento em sistemas e equipamentos para suporte da estratégia.

É de extrema importância

o monitoramento do quanto essas soluções contribuem positivamente para o sucesso das estratégias de negócios, pois mais do que nunca os resultados das empresas dependem fundamentalmente de uma comunicação eficiente entre clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros.

Redução de Custos em Telecomunicações

Abaixo alguns itens que devem ser avaliados e contemplados para uma estratégia eficiente:

Automação de atendimento telefônico implementando filas de atendimento e URA.
Filas de atendimento, reduzindo o tempo médio de atendimento, possibilitando atender mais clientes em menos tempo.
Conectar os sistemas de telefonia entre as múltiplas localidades, proporcionando ligações entre elas a custo zero.
Utilizar rede proprietária de telefonia com roteamento inteligente entre as localidades utilizando a internet com facilitador.
Possibilitar a utilização da estrutura de comunicação corporativa via internet e dispositivos móveis para funcionários e representantes remotos.
Implementação de LCR (least cost routing) – Rota de menor custo.
Monitoramento do consumo por colaborador e centro de custo.
Integração com sistemas de ERP, CRM e Service Desk para geração de indicadores e histórico de atendimento.
Implantação de soluções que possuam baixo custo de manutenção & aquisição.
Investir em tecnologias promissoras que possuam baixo custo de depreciação, que integre aos legados e seja compatível com os padrões de mercado.

Utilização de operadoras VoIP e gateways GSM – Redução de custos com operadoras móveis e ligações de longa distância (DDD/DDI).
Uso racional e consciente dos recursos – Mudança de cultura, implementações de política de uso e controles de suporte a política.
Autenticação para ligações externas, DDD e DDI.
Segurança (prevenção de perdas com fraudes) – Implementação dos mecanismos e controles de segurança físicos e lógicos.
Negociações dos contratos com operadoras de telefonia fixa, móvel, VoIP e dados – Contratos com mais de 36 meses, podem não refletir as tarifas atuais.
Negociação dos contratos com os prestadores de serviços – Redução do custo de operação e manutenção dos ativos de Telecom.
Avaliar possibilidades de outsourcing de recursos técnicos e humanos em formato de serviço.
Monitorar e corrigir eventuais erros de faturamento – As faturas dos serviços podem apresentar inconsistências entre valores pagos e valores devidos por não aplicação correta das regras definidas em contrato.
Virtualização do sistema de telefonia.
Redução do volume de viagens corporativas utilizando soluções de Audio e Video conferência (Tele presença).

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